Come Migliorare le Riunioni (e tenere traccia dei miglioramenti)

Il tempo: non lo si può controllare, né fermare, né averne di più. Ma possiamo farne un migliore uso.

I meeting nelle attività di business sono frequenti e spesso occupano la maggior parte del tempo dei manager.

È considerazione comune che molte delle riunioni siano inefficienti, che non si realizzi molto, spesso si viene invitati ad un meeting non pertinente, altre volte si organizzano ripetute riunioni perché quella originaria non aveva dato risultati.

Quanto tempo può essere risparmiato con meeting produttivi?

E quanto quel tempo potrebbe essere messo a frutto differentemente?

Porsi qualche domanda prima di organizzare un meeting può facilmente farci risparmiare almeno il 25% del tempo trascorso in riunione e alla fine si ottengono maggiori risultati, che si traducono ancora una volta in risparmio di tempo.

Prima di una riunione

Quali domande porsi per mettere a punto i propri pensieri prima di una riunione o essere invitato ad un meeting?

  • 1. Qual è lo scopo della riunione e qual è il risultato che ci si attende?

Corrisponde al “perché” di una riunione. Lo scopo è risolvere un problema, è informativo, è per avere una discussione generale? Il risultato è avere una lista di informazioni, di idee, un problema risolto o conoscenza condivisa?

  • 2. Chi deve essere invitato alla riunione e perché?

Prima di mandare l’invito ad una riunione, chiediamoci perché ciascuna persona dovrebbe partecipare e quale dovrebbe essere il suo contributo.

Diciamoglielo nell’invito. E se siamo invitati ad un meeting domandiamoci che contributo ci si aspetta da noi.

Sapere perché siamo invitati ad una riunione, ci consente di prepararci. Proviamo ad immaginare se ciascuno arrivasse ad una riunione preparato!  Anche se siamo noi quelli che organizzano il meeting, dovremmo sapere perché siamo a quella riunione, quello che dobbiamo fare per preparare l’incontro e qual è il nostro ruolo là.

  • 3. Potremmo realizzare lo scopo della riunione senza condurre la riunione?

Una volta che si è ricostruito lo scopo (#1) e il chi (#2), potremmo realizzare che si potrebbe assolverlo con una semplice mail.

Concludere una riunione

Prima di concludere una riunione domandiamo:

  • Quali azioni dobbiamo condurre, chi se ne prende carico, sono chiare, quando saranno completate e quale sarà il seguito?
  • Con quali indicatori misureremo il successo del meeting? Se misuriamo le nostre riunioni, è più facile che ci focalizziamo sull’obiettivo del meeting.
    • Gli indicatori potrebbero riguardare:
    • l’obiettivo è stato realizzato?
    • C’erano le persone giuste alla riunione?
    • Il meeting era necessario?
    • C’è un chiaro follow up, un seguito alla riunione (azioni, ecc.)

Potremmo anche chiedere a ciascuno di completare un’indagine veloce (sì/no) prima di lasciare la riunione ad esempio con queste domande:

  1. Era chiaro l’obiettivo della riunione?
  2. La riunione ha raggiunto l’obiettivo?
  3. La mia presenza alla riunione è stata utile?
  4. È chiaro il seguito dopo questa riunione?

Preparare per non disperdere

Queste cose fanno sembrare che sia necessario un sacco di lavoro preparatorio solo per condurre una riunione.

Di fatto richiede pochissimo tempo e consente un gran risparmio dopo.

Se un manager partecipa a 4 riunioni al giorno, ciascuna della durata di 50 minuti, ponendosi quelle domande e preparandosi può risparmiare il 25% del tempo che significa risparmiare 50 minuti al giorno ovvero 250 ore all’anno per ciascun partecipante le riunioni.

Porsi quelle domande e formulare le risposte non è per nulla difficile.

Allora perché non lo facciamo abitualmente? Ecco quali sono le nostre resistenze:

  • dobbiamo pensarci e prepararci ed è più facile non farlo
  • non è necessario e nessuno ci chiede conto dell’efficienza delle nostre riunioni
  • pensiamo di non avere tempo di organizzarci, cosa non realistica considerato che serve proprio poco tempo rispetto a quello che poi risparmieremo.

Vogliamo provare? provate ad adottare questo metodo per la prossima riunione, semplicemente per un meeting. Vi piaceranno i risultati che ne trarrete.